बैठक में ट्रेवल मजिस्ट्रेट, सेक्टर एवं सब सेक्टर मजिस्ट्रेट के साथ ही राजस्व, पुलिस, स्वास्थ्य, लोक निर्माण, पेयजल, विद्युत, पशुपालन एवं सुलभ विभाग के अधिकारी उपस्थित थे। उन्होंने यात्रा को और अधिक सुगम एवं व्यवस्थित बनाने के लिए अतिरिक्त सावधानी बरतने के निर्देश दिये। साथ ही सभी अधिकारियों व कर्मचारियों को श्रद्धालुओं के प्रति सौम्य व विनम्र रहने को कहा गया.

जिलाधिकारी ने स्पष्ट किया कि किसी भी यूट्यूबर या ब्लॉगर को मंदिर परिसर के आसपास ड्रोन उड़ाने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए. इसके अलावा यात्रा के खिलाफ किसी भी तरह के प्रचार वीडियो या सामग्री पर भी नजर रखने के निर्देश दिए गए हैं. जिला सूचना पदाधिकारी को ऐसे मामलों में त्वरित कार्रवाई करने को कहा गया.

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स्वास्थ्य, पेयजल, बिजली और सुलभ से जुड़े कर्मचारियों को 24 घंटे अलर्ट रहने का निर्देश दिया गया है. किसी भी शिकायत की जानकारी मिलने पर संबंधित व्यक्ति से 10 मिनट के अंदर संपर्क कर समाधान सुनिश्चित करने को कहा गया है. साथ ही, प्रशासन के साथ बेहतर समन्वय बनाए रखने और भक्तों को त्वरित और आसान दर्शन प्रदान करने के लिए बीकेटीसी कर्मचारियों को विशेष रूप से सतर्क रहने के लिए कहा गया है।